A importância do Controle de Estoque

15/10/2019

Veja a importância do controle de estoque em sua empresa e como os coletores de dados podem ajudar.

O Controle de estoque nas empresas atualmente é uma atividade que requer muito conhecimento, informação e de certa forma, um pouco de experiência, pois abrange assuntos de diversas áreas da empresa como a financeira, o setor de compras, a produção e a gestão em geral. Estar em sintonia com todos estes setores é de total importância para o pleno funcionamento da empresa de forma constante. Saber entender e dar importância para o assunto faz com que a atividade de administração de materiais seja vista como uma das que menos podem falhar, pois como já dito envolve diversos setores, afetando o funcionamento e o desenvolvimento da empresa. É com diversos fatores como financeiros e estruturais que cada vez mais estão sendo feitos investimentos em capacitação para aprimorar o conhecimento dos administradores de materiais na atividade de ressuprimento.

Veja os coletores de dados vão ajudar a sua empresa a ter mais eficiência no controle de estoque.

Antes de qualquer coisa, é preciso saber qual é o tamanho da área ideal para que se tenha um fluxo de materiais rápido e constante, tanto de saída quanto o de entrada. Esse estudo deve ser feito através de um layout, onde se verificará as oportunidades e os problemas que poderão vir a acontecer ou prejudicar o fluxo destes materiais, otimizando assim o espaço disponível.
Existem quatro aspectos fundamentais na análise e criação do layout do depósito ou almoxarifado que são os itens em estoque, corredores, portas de acesso e prateleiras. Os itens em estoque de maior saída assim como os de maior volume devem estar próximos da saída, assim como os de menor porte e os de menos saída devem estar em lugares de menos acesso. Os corredores devem ser da tal maneira que viabilize a estocagem do material adequado tanto quanto os equipamentos de manuseio e movimentação destes materiais. As portas de acesso devem permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentação dos materiais, como empilhadeiras, carrinhos, coletores de dados etc. As prateleiras devem seguir as normas de segurança quanto à altura de empilhamento e peso que ela suporta, e a utilização do material adequado para determinada prateleira.

Para que a empresa possa confiar que em seu estoque físico contém exatamente o que mostra o sistema virtual, se faz necessária uma auditoria de estoque. Esta auditoria além de fazer a conferencia dos saldos de estoque, tem como objetivo verificar se as entradas e saídas de documentação foram feitas de forma correta como notas fiscais de devolução, notas fiscais de vendas, verificar os saldos de produtos em estoque excessivos, descobrir os erros de processos e corrigi-los, garantir que cada tomada de decisão possa ser tomada levando em consideração que o estoque esteja correto e mostrar para a diretoria que o patrimônio que aparece em seus balanços patrimoniais realmente existe. – veja os valores dos coletores de dados que vão facilitar o trabalho de conferência de estoque - Isso significa que, se o estoque estiver em desacordo com o sistema poderá haver diversos problemas até mesmo a paralisação da produção ou das vendas, ocasionando assim perdas irreparáveis.
O inventário de estoque não necessariamente deve ser feito apenas de matéria prima e consumíveis que estão no almoxarifado, mas também de produtos acabados, produtos em processo, materiais diversos e economato, ou seja, em todos os setores em que haja o controle de produtos feitos por quantidade. Para se conseguir resultados satisfatórios na contagem física dos produtos, é necessário um planejamento nos setores correspondentes, determinar o que cada colaborador ficará responsável no inventário, escolher os materiais a serem utilizados como papeis, pranchetas, relatórios de saldos, etiquetas, etc., ou equipamentos mais modernos como leitores de código de barras e coletores de dados, fazer o cronograma do grupo de produtos a serem contados e estabelecer metas a serem cumpridas. É de suma importância que a programação do inventário seja feito com antecedência e informado a todos os setores como compras, produção e expedição, pois nenhum material que estiver sendo contado deve sair ou entrar no local da contagem a fim de garantir a excelência nos resultados. Posteriormente deve ser feito uma arrumação geral do estoque, como a identificação dos itens para que a localização de cada item seja facilitada e não acontecer de um produto estar em dois lugares diferentes. Após a confirmação de que nenhum item terá movimentação de estoque como notas fiscais de entrada ou saída ou baixas de retirada, inicia-se o processo de contagem física. A contagem deve ser feita por pessoas qualificadas e de confiança, pois um simples erro pode colocar em questão todo o trabalho feito. – Veja os coletores de dados para facilitar a contagem física do estoque. Após a contagem deve-se lançar as quantidades no sistema para sejam confrontados com a quantidade anterior e a quantidade após a contagem. Se houver diferenças deve se examinar quais foram suas causas como erros de processos, erros administrativos ou erros no sistema de cálculos para que sejam corrigidos.
Para eliminar erros e ter mais confiabilidade nas informações o equipamento mais indicado é um coletor de dados, que são microcomputadores de mão que coletam as informações através de códigos e incluem no sistema.