Um termo muito utilizado no meio dos negócios é que o “tempo é dinheiro”. Muitos empregadores acreditavam nisso como um lema e só queriam pagar seus trabalhadores pelo tempo real trabalhado. Os funcionários também queriam ter certeza de que estavam sendo bem remunerados por seu trabalho, e a necessidade do controle das horas trabalhadas tornou-se mais imediato. Há tempos atrás e até mesmo nos dias de hoje, uma maneira muito usada para o controle de ponto é o “livro de ponto” que era feito com caneta e papel, mas consumem muito tempo, propenso a erros e contava com a conferência de empregadores e funcionários. Claramente, era necessário um sistema mais eficiente e, no século XIX, finalmente foi inventado.

Joalheiro na época, Willard Legrand Bundy, foi o inventor do relógio de ponto, e esse sistema inicial utilizava cartões de papel que eram carimbados quando o funcionário iniciava o trabalho e quando ele terminava. Esses cartões de papel (cartão de ponto) tinham uma caixa de entrada e saída impressa, o funcionário era obrigado a alinhar as marcações no mecanismo na entrada do cartão, inserir o cartão de ponto e pressionar uma alavanca que acionava um martelo mecânico que permitia que a data e a hora fossem impressas no cartão do relógio através de uma fita com tinta. O dispositivo mecânico de Bundy foi patenteado, e Willard e seu irmão Harlow fundaram a Bundy Manufacturing Company em 1889. Esse negócio de sucesso cresceu em parte porque grandes e pequenas fábricas estavam surgindo por todo o lado, e o dispositivo de Bundy era muito mais eficiente do que outros métodos de controle de horas. A Bundy Manufacturing Company acabou se fundindo com outras empresas para se tornar International Time Recorder Company (ITR) com escritórios em todo o mundo. As tensões entre os irmãos levaram a separação e Willard fundou sua própria Bundy Time Recording Company em 1903. Processos judiciais e batalhas legais ocorreram entre as empresas concorrentes de relógios de ponto, com perguntas sobre os direitos de patentes relacionadas à inovação do relógio de ponto. Willard Bundy faleceu em 1907, mas sua invenção do primeiro relógio de ponto deixou sua marca no mundo. A Bundy Manufacturing Company foi renomeada como International Business Machines (IBM) em 1924. A IBM acabou vendendo sua Time Equipment Division, que passou por várias renovações e nomes ao longo dos anos.

O final do século XX os cartões perfurados de papel começaram a serem abandonados, pois começaram a ser utilizados sistemas eletrônicos de atendimento baseados em computador. Desses sistemas eletrônicos foram criados os primeiros relógios de ponto eletrônico, e foram capazes de fazer cálculos de tempo automaticamente e puderam se integrar aos departamentos de RH e folha de pagamento para criar uma maneira mais fácil de controlar não apenas as horas, mas também a folha de pagamento. Atestados médicos, férias, horas extras e muito mais poderiam ser facilmente controlados com sistemas eletrônicos. O software de relógio de ponto tornou-se cada vez mais avançado e sistemas mais recentes, como a biometria, trabalham para combater as fraudes no local de trabalho. Embora tem sido fácil fraudar o cartão de ponto de papel, marcando o ponto de um colega de trabalho, mas atualmente com os avanços da tecnologia senta sendo mais difícil fraudar uma impressão digital ou até mesmo uma digitalização retina.

Um grande avanço no software de relógio de ponto veio com a tecnologia móvel. Agora, os funcionários podem usar seus smartphones para fazer a marcação de ponto, o que é especialmente importante para funcionários que trabalham remotamente ou viajam no trabalho. A localização geográfica pode ajudar o empregador a saber onde seus funcionários estão nos horários destinados ao trabalho, mesmo em movimento. O relógio de ponto móvel também é ótimo para os funcionários poderem revisar suas entradas e saídas, tempo de férias, dias de folga, horas extras e muito mais. O relógio de ponto não é mais reservado apenas para 9 a 5 trabalhadores com remuneração estática; os relógios de ponto de hoje podem ser adaptados às necessidades individuais de cada negócio.

• A coleta e os cálculos de dados são automatizados. Deixe os computadores fazerem o trabalho em vez de você e uma calculadora e uma planilha. Mesmo os dados inseridos manualmente em um programa podem ser eliminados por alguns sistemas de relógio de ponto eletrônico.
• O erro humano no cálculo do horário do funcionário é eliminado. Calcular o ponto, principalmente ao lidar com minutos e faltas, pode ser difícil. É fácil cometer um erro, o que leva a trabalhos futuros para corrigir o erro na folha de pagamento.
• Reduza a fraude. A fraude dos funcionários é eliminada, seja decorrente do fato de os funcionários comparecerem quando não estão no trabalho ou de pedir a seus colegas de trabalho que os procurem se estiverem atrasados. Um software de ponto pode oferecer, por exemplo, limitações de GPS sobre onde os funcionários precisam estar para efetuar a marcação do ponto.

• Retire o elemento humano. Parece estranho dizer que remover o humano do cálculo da folha de pagamento é uma ótima ideia, mas é. Um relógio de ponto não tem sentimentos particulares sobre funcionários; calcula o tempo, período e tudo mais. Esse nível de indiferença e imparcialidade é necessário, principalmente nessa área onde envolvem valores e pagamentos. Nenhum funcionário poderá acusar o computador de impropriedade ou favoritismo.
• Um senso de justiça. Um relógio de ponto tranquiliza outros funcionários que veem colegas de trabalho com muitas faltas, ou com uma carga horária menor. Eles sabem que haverá descontos e penalidades. Isso é útil para o moral dos colaboradores.

O software de relógio de ponto que pode gerar relatórios facilita a identificação ajudando em alguns desses problemas. Confira aqui.

• Quais funcionários ou setores estão custando mais: Dependendo de como você estrutura o relógio de ponto eletrônico e o software, você pode ver os detalhes variados sobre qual setor está te custando mais em sua empresa.
• Onde os custos de horas extras estão subindo. Você sabe quais funcionários e setores da sua empresa estão usando mais horas extras para realizar o trabalho? Esse tipo de informação pode ajudá-lo a tomar decisões sobre a necessidade de contratar mais funcionários ou lidar com um funcionário menos produtivo.
• Comparativos de produtividade versus horas trabalhadas: Sua produção está baixa, mas as horas trabalhadas do funcionário ainda parece alto? Isso é um problema, e você encontrará apenas se pesquisar os dados no controle de ponto do funcionário.
• Dados para fazer melhores estimativas. Você está fazendo “suposições” do tempo gasto para produzir para que possa definir os preços dos produtos ou serviços? Dependendo do seu negócio, talvez você precise ver exatamente quanto tempo leva para produzir o produto ou terminar um projeto. Os funcionários precisam fazer horas extras para terminar? Você incluiu esse orçamento no preço do projeto ou produto?

Por lei, os registros de horas dos funcionários devem ser mantidos e precisos. Até um sistema eletrônico e automatizado pode quebrar; se o relógio de ponto eletrônico não funcionar corretamente ou se um funcionário por ventura quebrar seu relógio de ponto, você ainda é legalmente obrigado a registrar as horas dos funcionários, seja em um papel ou em uma planilha. Os softwares de ponto online estão aí para que isso talvez deixe de acontecer, pois os arquivos ficam todos em nuvem e não tem o ponto físico, cada funcionário e responsável por sua marcação em seu próprio smartphone.