Processos gerenciais: saiba o que fazer para otimizá-los!

Neste artigo, vamos trazer as principais informações a respeito de processos gerenciais. Como em todas as áreas, a tecnologia também pode ajudar na otimização da gestão das organizações, por meio de soluções que gerem impactos diretos nos resultados mercadológicos e financeiros de qualquer negócio.

Com o uso de softwares diretamente focados nos processos gerenciais, torna-se possível identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Mas a tecnologia faz ainda mais. A identificação de processos que podem ser automatizados e a consequente redução de perdas, somadas aos ganhos de produtividade, permitem às empresas diminuir custos em curto prazo.

Além disso, o foco das equipes passa a ser muito mais estratégico do que operacional, o que abre oportunidades de, em médio e longo prazo, aumentar a lucratividade dos negócios.

Ficou interessado em saber mais sobre processos gerenciais, além do uso da tecnologia para aprimorá-los? Confira as informações que reunimos no post. Boa leitura!

O que são processos gerenciais?

Os processos gerenciais são uma área de estudo e conhecimento que une conceitos da administração, gestão de pessoas e de negócios, marketing, logística e vendas, entre outros temas, para elaborar estratégias e implementá-las no dia a dia de uma organização.

Atualmente, para se especializar no assunto, é possível cursar graduações e, até mesmo, pós-graduações. Nesses cursos, os alunos aprendem a desenvolver planejamentos de negócios, operacionais e estratégicos, a estabelecer padrões de governança corporativa, a criar estratégias de negociação, entre outros tópicos relacionados.

Cada vez mais, esses temas fazem parte não só da realidade de grandes corporações, mas também podem ajudar no crescimento de pequenas e médias empresas. Afinal, em um mercado cada vez mais globalizado, é possível prestar serviços ou vender produtos em nível nacional e internacional mesmo sem ser uma organização de grande porte.

Isso, no entanto, requer um planejamento, além de organização, metas bem definidas e uma gestão capaz de monitorar as atividades e fazer o controle orçamentário, entre outras atividades e funções dos processos gerenciais. Continue a leitura para aprender mais a respeito de todos esses conceitos!

Quais são as funções dos processos gerenciais?

Os processos gerenciais são compostos, basicamente, por quatro funções. A seguir, vamos detalhar cada uma delas. Acompanhe.

Planejamento e tomada de decisão

Atuar de forma estratégica significa pensar nas melhores maneiras de se atingir um objetivo e desenvolver o caminho para chegar lá. Ao estabelecer esse tipo de planejamento como parte dos processos gerenciais, torna-se possível não só fazer o percurso necessário até alcançar a meta desejada: planejar também ajuda a obter respostas essenciais para embasar a tomada de decisão.

Organização

Nenhum planejamento sai do lugar sem organização. É dessa forma que o que foi desenvolvido no campo das ideias ganha corpo na prática. Garantir os recursos humanos, financeiros e materiais para executar o planejamento é também essencial para os processos gerenciais.

Na prática, é com o estabelecimento de um orçamento, a contratação de pessoas e a compra de computadores — para ficar em alguns exemplos básicos — que o planejamento evolui para alcançar as metas definidas.

Liderança

Após a definição do planejamento e da organização dos recursos necessários para executá-lo, há algo mais que não deve ser ignorado: a aptidão para liderança é um dos pilares dos processos gerenciais.

Um líder que seja capaz de manter a equipe engajada, motivada e interessada em levar adiante o trabalho da organização, para que os objetivos sejam, enfim, alcançados, é essencial. Habilidades de comunicação e motivação são a chave para chegar lá.

Controle

Fazer o monitoramento do progresso realizado pelas equipes, controlar cronogramas e metas atingidas e observar se o trabalho em equipe vem evoluindo de forma adequada e se os recursos estão atendendo às necessidades da organização são algumas das funções de controle dentro de um processo gerencial. Além disso, a administração do orçamento também deve fazer parte do dia a dia. - Veja: a importânica do Controle de Estoque

Por que fazer a gestão de processos gerenciais?

Ter processos claros e definidos é o primeiro passo para uma organização de qualquer porte ter sucesso. É por isso que atuar por meio de processos gerenciais e fazer a sua gestão é tão importante. Como vimos, planejamento, tomada de decisão, recursos disponíveis, organização, liderança e controle estão interconectados.

Se já sabemos que todos esses elementos são cruciais para que as metas estabelecidas pela organização sejam atingidas, é fundamental administrar esses processos de forma que eles ocorram da maneira correta. Ou seja, fazer a gestão de processos gerenciais é o melhor modo de garantir que a sua empresa chegue ao lugar em que pretende estar, do ponto de vista tanto de mercado quanto financeiro.

Como a tecnologia pode ajudar nos processos gerenciais?

Os processos gerenciais podem ser desenvolvidos com pouco uso de tecnologia, sem dúvida. Foi assim que se fez até poucos anos atrás, inclusive. No entanto, sua execução se torna muito mais lenta e suscetível a erros. Agora, ao utilizar tecnologias diretamente elaboradas para essa finalidade, qualquer organização se torna mais ágil, confiável e competitiva no mercado.

Confira mais detalhes sobre como a tecnologia pode ajudar nos processos gerenciais.

Monitoramento de atividades

O fluxo de informações é uma constante dentro de uma organização. O uso de tecnologias para processos gerenciais, no entanto, ajuda o gestor a monitorá-las de forma automatizada, sem a necessidade de dedicar tanta energia a esse processo. Assim, torna-se possível focar o que realmente interessa: análise e tomada de decisão baseadas nessas informações.

Transparência

Para ajudar no monitoramento das atividades, as tecnologias focadas em processos gerenciais, em geral, disponibilizam gráficos e outros materiais que evidenciam os resultados obtidos por toda a equipe no desenvolvimento de suas atividades. Essa transparência ajuda a tomar decisões benéficas para o negócio.

Eliminação de gargalos

A tecnologia focada em processos gerenciais também pode evidenciar os pontos mais críticos de uma organização. Isso ajuda a gestão a fazer suas análises, além de planejar e executar mudanças com o objetivo de eliminar gargalos no dia a dia da empresa.

Melhoria contínua

Ao executar mudanças ou mesmo colocar em prática determinadas soluções ou metodologias, os gestores podem medir de forma eficiente — com o apoio da tecnologia — se tudo está correndo como o previsto. Esse é um apoio significativo para que a melhoria contínua se torne parte da cultura organizacional.

Como implantar a tecnologia nos processos gerenciais das diferentes áreas da empresa?

A implantação da tecnologia nos processos gerenciais pode ser feita em organizações de pequeno, médio e grande porte. O uso de softwares e sistemas que dão suporte às empresas para lidarem com a diversa gama de atividades desenvolvidas ao longo de cada dia está, inclusive, cada vez mais acessível para os mais variados perfis.

Em companhias menores, geralmente há um gestor que toma conta das diferentes áreas, como financeiro, operacional, gestão de pessoas e diretoria executiva. Organizações de maior porte costumam contar com um gestor específico para cada departamento.

A recomendação é que os gestores sempre sejam envolvidos em qualquer alteração nos processos gerenciais de uma empresa. Afinal, eles serão diretamente impactados pela ruptura que esse tipo de solução pode trazer para um negócio.

Além disso, eles serão fundamentais no processo de gestão da mudança que, inevitavelmente, precisará ser implantado na organização, para que todos caminhem juntos e na mesma direção.

Sabe-se que mudanças provocam resistência em um primeiro momento. Isso pode ocorrer com os próprios gestores de cada área. Por isso, conscientizá-los a respeito das necessidades da organização é essencial. Também é importante explicar a eles os ganhos potenciais com uma solução focada em processos gerenciais, pois é isso que vai convencê-los de que a mudança é, de fato, imprescindível. - Confira: 5 dicas valiosas para expandir sua pequena empresa

Mapeamento dos processos gerenciais

Após o envolvimento inicial dos gestores de cada área, é necessário mapear os processos gerenciais da organização. É dessa forma que a solução contratada poderá oferecer um suporte mais completo e com informações confiáveis a respeito da empresa.

Confira algumas etapas essenciais desse mapeamento.

Definição de papéis

Uma empresa é como um organismo humano: cada parte precisa trabalhar e desempenhar o seu papel para que o todo funcione de forma adequada. Assim, a definição de papéis de todos os colaboradores deve ser feita para que o processo gerencial seja mapeado com precisão.

Desde o colaborador mais operacional até o cargo com maior superioridade hierárquica, todos devem ser incluídos. É importante que cada membro desse organismo seja supervisionado e/ou responda a um gestor, que será o responsável pelo sucesso ou não daquela área.

Definição da entrada e saída

Quais são os pontos de entrada e saída de um projeto dentro da organização? Isso precisa ser mapeado dentro do processo gerencial, para que as soluções tecnológicas sejam inseridas no monitoramento de atividades, nas questões relativas à transparência, na eliminação de gargalos e na melhoria contínua que, como vimos, são pontos-chave da gestão organizacional.

Documentação de processos

Cada processo dentro da corporação deve ser documentado. A seguir, alguns exemplos:

• atividades desenvolvidas;

• clientes que contrataram o projeto;

• fornecedores envolvidos;

• áreas responsáveis pelo projeto;

• colaboradores engajados na iniciativa;

• líderes responsáveis pela gestão.

É a partir dessa documentação que se pode avaliar o sucesso ou insucesso de um projeto quando ele chegar ao final, quais os gargalos encontrados, como estabelecer um processo de melhoria contínua a partir daí, entre outros avanços que possam ser viabilizados futuramente.

Quais os benefícios de otimizar os processos gerenciais?

Otimizar os processos gerenciais por meio do uso da tecnologia traz uma série de benefícios e vantagens às organizações. Veja alguns deles!

Automação de processos

Automatizar processos é, basicamente, permitir que máquinas executem tarefas operacionais, que tomam tempo dos colaboradores no dia a dia e, embora sejam indispensáveis, não são estratégicas. Dessa forma, não apenas há um ganho em produtividade no que tange às tarefas operacionais, como também é registrada uma diminuição de erros.

Além disso, com o maior foco dos colaboradores nas atividades estratégicas, passa-se a ter uma dedicação maior da equipe a tarefas mais nobres, o que também ajuda a trazer melhores resultados — muitas vezes, até mesmo em curto prazo.

Redução de custos

Quanto maior a produtividade de uma equipe e menor a incidência de erros nas atividades cotidianas, menos custos uma organização tende a ter. Processos automatizados pela tecnologia são mais eficientes, pois reduzem desperdícios e tempos de parada e também deixam de estar sujeitos a falhas humanas. - Veja: 5 maneiras de economizar dinheiro em qualquer economia

Aumento da lucratividade

Como consequência direta da automação de processos e da redução de custos, surge o aumento da lucratividade da organização. Não apenas pelo menor índice de falhas e desperdício, mas também em razão de o foco da equipe estar direcionado, cada vez mais, a pensar em estratégias que permitam à organização avançar de forma contínua.

Afinal, equipes que atuam a partir de um direcionamento estratégico inovam mais, pensam em soluções diferenciadas, performam em nível mais alto e trazem melhores resultados. E, no final do dia, não é isso que todos nós queremos para os nossos negócios?

Bem, chegamos ao final deste artigo, no qual abordamos os conceitos básicos relacionados a processos gerenciais, a importância de colocá-los em prática em organizações de qualquer porte e como a tecnologia pode aprimorar seus resultados.

Entre os detalhamentos, estão a importância de mapear cada atividade da organização — com o objetivo de utilizar soluções tecnológicas que sejam efetivas e, de fato, contribuam com os processos gerenciais — e os benefícios e vantagens que podem ser alcançados com esse trabalho.

Afinal, em um mundo cada vez mais conectado, ágil, transformador e competitivo, atuar com o suporte da tecnologia é essencial em qualquer negócio. Embora as pessoas sejam cada vez mais necessárias, é a inteligência delas que faz a diferença no sucesso de uma empresa, e não sua capacidade operacional.

Processos manuais podem e devem ser automatizados, direcionando as atividades humanas para o que é verdadeiramente estratégico e capaz de fazer sua empresa crescer. O uso inteligente da força de trabalho é um diferencial importante, mas logo não será apenas isso.

Quem souber direcionar os esforços dos colaboradores sobreviverá e crescerá no mercado, enquanto as organizações que continuarem atuando com foco operacional tendem a perder espaço.

Caso queira saber mais a respeito de soluções focadas na automação de sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo! Estamos à disposição para atendê-lo com total comprometimento.